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Introduction – Rembourser, c’est déjà orienter les comportements
La manière dont une entreprise rembourse les frais de déplacement n’est jamais neutre. Elle structure les habitudes, crée des réflexes et envoie un message clair aux salariés : voici les modes de déplacement que nous reconnaissons et que nous encourageons.
Pendant longtemps, la voiture était la norme. Aujourd’hui, le cadre réglementaire permet de faire évoluer cette logique, sans complexité administrative, sans prise de risque juridique, et avec un impact direct sur les pratiques.
L’indemnité kilométrique vélo, lorsqu’elle est connue, expliquée et assumée, devient un outil puissant pour favoriser l’usage du vélo personnel dans les déplacements professionnels, tout en s’inscrivant dans une démarche de prévention et de qualité de vie au travail.
Frais professionnels et indemnités kilométriques : des règles claires
Ce que recouvrent les frais professionnels
Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise, pour l’exécution de ses missions. Lorsqu’ils respectent ce cadre, ils peuvent être remboursés sans être soumis aux cotisations sociales, conformément au Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS).
L’utilisation par le salarié de son véhicule personnel pour un déplacement professionnel donne lieu à une allocation forfaitaire soumis aux barèmes légalement en vigueur (et évoluant chaque année ou presque).
Barèmes kilométriques – au 30/12/2025
| Mode de déplacement | Cadre de remboursement | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| 2 RM (<50 cm3) personnel – cas particulier du speedbike | Indemnités kilométriques fiscales | 0,315 € / km (jusqu’à 3000 km / an) | Déplacement professionnel |
| Vélo personnel | Indemnité kilométrique vélo | 0,25 € / km | Déplacement professionnel |
| Vélo personnel (domicile-travail) | Forfait mobilités durables | Jusqu’à 600 € / an (2025) | Trajets réguliers domicile-travail |
Indemnité kilométrique vélo : un outil simple, incitatif et sous-utilisé
Vélo personnel et déplacements professionnels
Lorsqu’un salarié utilise son vélo personnel pour une mission professionnelle (rendez-vous, déplacement inter-sites, visite client), l’employeur peut rembourser ces kilomètres sur la base de 0,25 € / km.
Ce remboursement :
- relève du régime des frais professionnels,
- est exonéré de cotisations sociales et d’impôt,
- nécessite simplement un justificatif de déplacement (date, motif, distance).
En cas d’accident, le salarié est couvert au titre de l’accident du travail, exactement comme pour un déplacement motorisé.
Pourquoi cette indemnité favorise concrètement la pratique
Dans les entreprises qui la mettent en place et surtout qui la communiquent clairement, les effets sont rapides :
- le vélo devient une option légitime pour les déplacements courts,
- les salariés osent tester, sans peur d’être « hors cadre »,
- la voiture cesse d’être le réflexe automatique pour quelques kilomètres.
Une ligne claire dans la politique de frais, un rappel en réunion ou sur l’intranet, et le vélo entre naturellement dans le champ des possibles.
Indemniser, communiquer, sécuriser : le triptyque d’une politique vélo efficace
Une mise en place simple pour l’employeur
Mettre en place l’indemnité kilométrique vélo ne demande pas d’outil complexe :
- intégration dans la politique de frais existante,
- même circuit de validation que les autres déplacements,
- aucun plafond annuel à gérer, uniquement un montant au kilomètre.
C’est un levier rapide, peu coûteux, et juridiquement sécurisé.
Communiquer pour déclencher l’usage
Une politique vélo fonctionne quand elle est visible, comprise, assumée par la direction.
Quelques actions simples font la différence :
- expliciter noir sur blanc que le vélo personnel est remboursé,
- illustrer par des exemples concrets de trajets,
- valoriser les premiers usages.
Le message est clair : le vélo est un mode de déplacement professionnel reconnu.
Accompagner l’indemnité d’un plan de prévention
Promouvoir le vélo sans accompagnement est incomplet. Une entreprise responsable articule remboursement et prévention.
Le cahier des charges employeur provélo propose un plan de prévention articulé autour de :
- une sensibilisation aux règles de circulation à vélo,
- des formations de remise en selle ou de circulation en milieu urbain,
- l’encouragement à l’entretien régulier du vélo personnel,
- des partenariats avec des ateliers vélo locaux,
- des stationnements vélos sécurisés et visibles, éclairés, entretenus
- l’intégration du risque vélo dans le document unique d’évaluation des risques.
Le vélo devient alors un outil de travail fiable, sécurisé et assumé, pas une initiative individuelle isolée.
FAQ – Indemnité kilométrique vélo et pratiques en entreprise
Un salarié peut-il être remboursé s’il utilise son vélo personnel pour une mission ?
Oui, à hauteur de 0,25 € par kilomètre, dans le cadre des frais professionnels.
Ce remboursement est-il soumis à cotisations sociales ?
Non, s’il respecte le cadre des frais professionnels.
Le forfait mobilités durables remplace-t-il cette indemnité ?
Non. Le forfait mobilités durables concerne uniquement les trajets domicile-travail.
Faut-il un accord collectif pour mettre en place l’indemnité kilométrique vélo ?
Non. Elle peut être intégrée à la politique de frais existante.
L’employeur est-il responsable de la sécurité du salarié à vélo ?
Lors d’un déplacement professionnel, oui, au titre de son obligation de prévention des risques.
En résumé – Ce que disent les textes
BOSS – Bulletin officiel de la Sécurité sociale
Le BOSS définit précisément les frais professionnels, leurs modalités de remboursement et les conditions d’exonération. Il confirme que les indemnités forfaitaires, lorsqu’elles correspondent à un usage réel et justifié, sont exclues de l’assiette sociale.
INRS – Vélo au travail
L’INRS reconnaît pleinement le vélo comme mode de déplacement professionnel, sans obligation d’assurance spécifique mais avec l’opportunité de travailler sur le volet prevoyance et prévention. Il insiste sur l’importance de la prévention, de la formation, de l’équipement et de l’entretien pour sécuriser les pratiques.
